Archiviazione documentale
digitale

Ottimizza il flusso di lavoro
con la digitalizzazione dei documenti

L’archiviazione documentale digitale consiste nella possibilità di scansionare e digitalizzare i documenti cartacei e archiviarli automaticamente secondo percorsi prestabiliti: siamo in grado di implementare un flusso di archiviazione documentale digitale, per ridurre il tempo e le difficoltà legate alla cattura e alla distribuzione manuale delle informazioni. 

Grazie ad un metodo di workflow personalizzabile, i documenti acquisiti diventano disponibili e accessibili a tutta l’organizzazione. I dati acquisiti vengono elaborati ed indicizzati per una ricerca facile e veloce, per poi essere depositati in cartelle o distribuiti. Integrare documenti e dati di diversa natura all’interno dei tuoi processi e archiviarli in un sistema di facile consultazione migliora l’efficienza aziendale, rendendo tutte le informazioni a portata di click.

Archiviazione documentale: dal cartaceo al digitale

In un tipico ambiente Office si trovano documenti importanti in vari formati: e-mail contenenti file PDF, fatture stampate e bolle di consegna scansite in una cartella sul proprio PC.
I nostri software elaborano tutti questi documenti affinché le informazioni che contengono siano leggibili dal computer, accessibili a tutta l’azienda e pronte per essere indirizzate ai destinatari corretti. Le informazioni possono dunque essere organizzate in un formato facilmente leggibile e accessibile ai diversi sistemi aziendali, finanziari e alla maggior parte dei sistemi di pianificazione delle risorse aziendali. 

Vantaggi e caratteristiche dell’archiviazione documentale digitale

Le informazioni arrivano nelle aziende in una vasta gamma di formati e layout. Da un foglio di carta, a una ricevuta digitale o una fattura scritta a mano: può rivelarsi difficile raccogliere tutte le informazioni in un unico posto. È possibile raggruppare un’ampia varietà di informazioni in un unico luogo, unendo informazioni strutturate e facili da elaborare con dati non strutturati e disorganizzati provenienti da fonti diverse.
I vari file saranno convertiti in dati, leggibili facilmente dal computer e archiviati in una repository o distribuiti direttamente ai membri più indicati del team, eliminando così le catene di e-mail e i “passaggi di carte” a mano per tutto l’ufficio.

Archiviazione documentale significa:

• Dematerializzazione documenti
  
• Archiviazione strutturata
• Sicurezza e protezione dei dati
  
• Definizione dei flussi di lavoro
• Automazione dei flussi documentali
• Controllo dei costi