Avere un sistema di gestione documentale è diventato sempre più importante per le aziende che hanno capito quanto possa essere obsoleto schedare i documenti cartacei (a meno non sia strettamente necessario e richiesto per Legge), a favore di un’organizzazione digitale che porta numerosi vantaggi: solo per citarne alcuni, non bisogna sottovalutare l’ottimizzazione dei processi aziendali nonché la facilità di consultazione e aggiornamento.
Vediamo quali sono le soluzioni tra le quali poter scegliere quando bisogna aggiornare il proprio sistema di gestione documentale in azienda.
Cos’è la gestione documentale?
La gestione documentale implica una corretta amministrazione e organizzazione di un documento nel suo intero ciclo di vita, dalla sua origine fino alla sua conservazione. La caratteristica fondamentale è l’organizzazione dei dati e delle informazioni che necessariamente devono essere acquisiti e archiviati, oltre che essere disponibili per la consultazione in ogni momento.
La diffusione della digitalizzazione ha portato molte aziende ad utilizzare la gestione elettronica dei documenti per snellire i processi, ridurre i volumi di carta, gli spazi di archiviazione e i costi.
D’altra parte questa soluzione si è mossa di pari passo con l’importanza crescente, dal punto di vista strategico, della gestione documentale all’interno dell’organizzazione aziendale.
Perciò, al giorno d’oggi, ogni azienda ha la necessità di gestire in modo efficace ed efficiente ogni documento, sia per migliorare i flussi interni, sia per renderli più fluidi verso l’esterno: per rendere possibile tutto questo è necessario un sistema di gestione documentale il più efficiente e avanzato possibile.
Come in ogni sistema aziendale, anche per la gestione documentale ha bisogno di un responsabile di area, una figura fondamentale e un punto di riferimento per tutto il team. Generalmente questo incarico viene ricoperto da un dirigente o un funzionario con precisi requisiti professionali dal momento che tra i suoi principali compiti ci sono gestire i flussi documentali digitali in azienda e definire le politiche di accesso al sistema.
Qual è il migliore sistema di gestione documentale per aziende?
I sistemi di gestione documentale a disposizione in commercio sono diversi e diversificati e, grazie a questo vasto assortimento, ogni impresa può scegliere quello che preferisce in base a:
- quantità di documenti a disposizione;
- possibilità di affiancare al sistema di gestione documentale un CRM proprietario:
- numero di persone che lo utilizzeranno;
- possibilità di accedere da remoto o meno;
Nella maggior parte dei casi vengono scelti dei software che rendono possibile un’ottimizzazione e una velocizzazione di tutti i flussi lavorativi, aumentando in maniera istantanea la produttività dell’azienda.
Nel pratico, il ruolo del sistema di gestione per l’archiviazione documentale è facilitare il lavoro d’ufficio. I sistemi per la gestione documentale sono tantissimi, e ce ne sono anche di gratuiti. Di seguito ne vediamo alcuni tra i più diffusi:
- Microsoft SharePoint Online: per un alto standard di sicurezza, vi consigliamo il software di gestione documentale gratuito di Microsoft. Utile e facile da usare in Team.
- G Suite: sceglietelo se lavorate sempre con Google, in quanto è integrato con tanti dei servizi Google, tra cui Drive, Gmail e Calendar.
- PDFElement Pro: inventato per gestire file PDF, questo sistema è per chi ha bisogno di una gestione rapida dei documenti e non ha tanti file da archiviare.
In conclusione è opportuno ricordare come la scelta del sistema di gestione documentale svolga un ruolo strategico all’interno della azienda in quanto, se utilizzato correttamente, consente di migliorare i flussi di lavoro e aumentare la produttività del team.
