La gestione dei documenti digitali è un tema di grande importanza per le aziende e i liberi professionisti che devono trovare delle soluzioni che uniscano il rispetto della normativa vigente, soprattutto in materia di privacy, e le necessità organizzative personali. Vediamo insieme le principali informazioni da conoscere per poter organizzare al meglio questa attività.
Gestione dei documenti digitali: ecco quello che devi sapere
La gestione di documenti digitali e digitalizzati è un argomento molto ampio. E si tratta di un tema che coinvolge ogni aspetto dell’azienda o della pubblica amministrazione.
La gestione dei documenti digitali è un’attività molto complessa e articolata, che riguarda praticamente tutti gli ambiti dell’azienda o della pubblica amministrazione, dai workflow documentali ai sistemi di conservazione adottati.
Il sistema di gestione dei documenti digitali è un insieme complesso di strumenti che permette di semplificare le procedure di archiviazione di documenti indispensabili in tutti quegli ambiti pubblici e privati, in cui è imprescindibile la presenza e la produzione di documentazioni e la loro conseguente archiviazione.
In particolare, la gestione elettronica dei documenti avviene tramite software o piattaforme open-source che grazie ad algoritmi specifici, consentono di registrare, ordinare, catalogare, semplificare la lettura e la trasmissione di dati e quindi la loro conservazione.
La gestione documentale digitale perciò deve prevedere tecnologie, metodologie e flussi, condivisi in tutta l’azienda che riguardano alcune argomentazioni importanti: creazione, condivisione e conservazione dei documenti.
Qualsiasi tipo di documento, deve essere conservato in modo da garantire la continuità di utilizzo da parte di altri fruitori.
La gestione documentale è un’esigenza che permette, a chi la esegue correttamente, di mantenere ordinato il materiale a disposizione.
I vantaggi della gestione documentale digitale
Il primo passo per poter godere di tutti i benefici che la gestione dei documenti digitali efficiente comporta è la dematerializzazione dei documenti. I vantaggi che trae questo processo sono davvero moltissimi:
- riduzione dei volumi di carta stampata e degli spazi d’ingombro per l’archiviazione;
- inalterabilità dei documenti;
- eliminazione della duplicazione dei dati e testi cartacei;
- possibilità di accedere ai documenti da qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento grazie all’accesso tramite l’avanzamento tecnologico;
- possibilità per gli utenti di consultare lo stesso materiale contemporaneamente;
- riservatezza delle informazioni tramite accessi personali;
- riduzione delle tempistiche attraverso una gestione centralizzata e monitorata dei processi;
- riduzione complessiva dei costi di gestione dei testi cartacei;
È risaputo che nel settore pubblico troviamo forti rallentamenti riguardo la digitalizzazione, ma nel privato la modernizzazione dei sistemi è notevole: è possibile apportare grandi migliorie alla gestione documentale semplificando e accelerando la maggiorparte dei processi di gestione, organizzazione, condivisione ed archiviazione di file importanti.
Inoltre, se sfruttata a dovere, non tutti sanno che la gestione documentale digitale può aiutare le aziende a preservare il patrimonio aziendale, a fare previsioni sui dati e garantire ai propri clienti conformità alle policy internazionali in materia di protezione dei dati.
