L’ottimizzazione dei flussi di lavoro all’interno di un team è essenziale per poter risparmiare tempo (che è denaro) e rendere più agevole non solo la comunicazione interna ma anche i processi interni. Negli ultimi anni sempre più brand stanno scegliendo addirittura di automatizzare i flussi di lavoro, riducendo in maniera significativa gli sprechi di tempo, errori ed eventuali criticità.
Vediamo quindi come funziona l’automazione dei flussi di lavoro in ufficio.
Cosa è l’automazione del flusso di lavoro in ufficio
L’automazione del flusso di lavoro è un modo pratico e immediato per semplificare procedure “core” di un’azienda: questa scelta consente di abbattere le barriere burocratiche, diminuire gli sprechi di tempo e alleggerire lo staff da tutte quelle attività che non attribuiscono valore aggiunto al lavoro.
Le fasi che vengono automatizzate sono quelle che alcuni chiamano “istruzioni condizionali” e spesso un flusso di lavoro può organizzare le attività in sequenza o in parallelo. Questo processo può essere eseguito manualmente o automaticamente. Per ragioni di efficienza, le aziende hanno iniziato ad accettare l’idea di ottenere la massima automazione possibile del flusso di lavoro per eliminare gli errori nei flussi aziendali.
Nel pratico, quindi, possiamo dire che per inserire l’automazione del flusso di lavoro in un’azienda, i processi di lavoro devono in primo luogo essere scomposti per andare a identificare le attività e le aree che possono essere automatizzate o supportate digitalmente. Questa fase di progettazione determina l’efficacia o meno dell’automazione del flusso di lavoro.
Infine, per determinare se il flusso di lavoro è completo e quindi concluso in positivo, uno stato di destinazione deve essere definito in partenza. Per esempio, per il flusso di lavoro dell’elaborazione delle fatture in entrata, il punto finale è il pagamento al fornitore.
Come si realizza
Per iniziare a costruire un flusso di lavoro automatizzato, bisogna avere un quadro completo di quali processi si vorrebbero automatizzare.
Si è sempre in tempo per sostituire la manualità delle azioni con la loro digitalizzazione.
In ogni azienda ci sono processi che meglio di altri si adattano alla gestione digitale e occorre saperli individuare. Vediamo di riassumere dei consigli per una ottima realizzazione:
- Step 1: Individuare i processi che prevedono azioni ripetitive e per i quali puoi definire facilmente delle regole nei passaggi.
- Step 2: Identificare i benefici e gli obiettivi da raggiungere a livello aziendale o del gruppo. Importante è sapere quali problemi si desidera risolvere con la digitalizzazione.
- Step 3: Progettare il flusso di lavoro e definire i passaggi fondamentali, identificando le informazioni obbligatorie da automatizzare.
- Step 4: Rendere operativi i passaggi scegliendo degli strumenti di BPM (Business Process Management). Un processo digitalizzato deve essere monitorato in modo da misurarne l’effettiva concretizzazione.
L’automazione è un modo sicuro per aumentare la produttività; per questo motivo è importante che le aziende, quando mappano i loro processi in un’applicazione di automazione del flusso di lavoro, guidino i dipendenti passo dopo passo attraverso i flussi di lavoro.
