Disporre di un sistema di archiviazione digitale è diventato essenziale per tutte le aziende che desiderano liberarsi di quegli armadi imponenti e ingombranti dove venivano conservati i contratti e altri documenti analoghi. La digitalizzazione di questo aspetto dell’azienda ha consentito un notevole alleggerimento dell’impresa, non tanto dal punto di vista fisico ed economico, ma per quanto riguarda i flussi di lavoro e di consultazione dei vari documenti.
Vediamo quindi che cos’è un sistema di archiviazione digitale e quali siano i vantaggi che offre.
Cos’è un sistema di archiviazione digitale
Il Sistema di archiviazione digitale è nuovo approccio al business, con il quale un’azienda non solo passa dal supporto cartaceo a quello in formato digitale contratti, modulistica, report e documenti condivisi, ma traduce i contenuti in dati accessibili da qualsiasi utente e sistema aziendale.
Spesso è difficile archiviare i documenti in maniera efficiente senza occupare grandi quantità di spazio fisico; il rischio è infatti quello di dover predisporre in azienda dei grandi armadi per contenere e conservare tutto il materiale cartaceo previsto per Legge.
L’archiviazione digitale assicura, invece, di poter contare su un sistema di conservazione efficace. Per poter meglio comprendere questo strumento è importante cominciare da una prima distinzione in due macro categorie:
- archiviazione digitale on-site: prevede l’utilizzo di archivi elettronici fisici gestiti attraverso un software personale del sistema.
- archiviazione digitale in cloud: i documenti vengono salvati su piattaforme esterne, che utilizzano per l’appunto la tecnologia cloud.
I sistemi di archiviazione digitale più conosciuti e diffusi in passato sono stati gli hard disk, cioè dei dispositivi di archiviazione esterni che, collegati tramite USB al computer, permettono di archiviare grandi quantità di documenti digitali.
In questo momento storico, sempre più persone scelgono di eliminare i documenti cartacei e lavorano esclusivamente su cloud; per questo archiviare i documenti online può essere la soluzione giusta per avere file sempre organizzati e accessibili, soprattutto quando devono essere utilizzati da più persone.
Vantaggi di un sistema di archiviazione
L’archiviazione digitale dei documenti rappresenta una forma di risparmio sia su carta e spazi, ma anche su tempo e funzionalità. Questo processo permette di conservare ogni tipo di documento (testuale o composto da immagini di qualsiasi genere), permettendo quindi all’ufficio di diventare un ufficio “paperless”.
In particolare, è opportuno approfondire brevemente i principali vantaggi di questo sistema:
- notevole efficacia nella gestione e condivisione delle informazioni
- riduzione di costi e tempi di ricerca
- sicurezza degli accessi e di chi ne fa uso
- controllo delle attività sui documenti archiviati
- rintracciabilità immediata dei documenti
- trasmissione telematica dei documenti a chiunque
- flessibilità di gestione dei documenti e la relazione tra i documenti di tutte le aree aziendali
Un ulteriore punto a favore su cui ci soffermiamo è che gli archivi digitali sono più semplici da conservare nel tempo: i documenti digitalizzati ed archiviati acquisiscono una durata “eterna”. Fondamentale è sapere che gli archivi digitali non sono soggetti al deterioramento del tempo, e a eventuali rischi esterni poiché sono mantenuti e conservati nel Cloud.
Quindi, possiamo dire che la scelta del giusto sistema di archiviazione digitale occupa una posizione di rilievo per un’attività.
